Để có thể viết một email chuyên nghiệp, không mắc phải những lỗi thường gặp, chúng ta cần hiểu rõ cách trình bày nội dung và hình thức một cách chính xác. Hãy cùng tìm hiểu về những kỹ năng quan trọng này để có thể viết email một cách chuyên nghiệp.
Kỹ năng viết email quan trọng như thế nào trong công việc?
Việc giao tiếp thông qua thư tín và email mang đến nhiều lợi ích quan trọng. Việc này không chỉ giúp bạn truyền đạt thông tin đến đối tác một cách nhanh chóng, hiệu quả và chuyên nghiệp, mà còn có thể lưu trữ các thông tin đã gửi và tìm kiếm lại một cách . Một điều đặc biệt là qua cách giao tiếp này, bạn không chỉ truyền đạt thông điệp mà còn thể hiện thương hiệu cá nhân của mình.
Một số lỗi thường gặp khi viết email
Trong quá trình viết email, có những lỗi cơ bản thường bắt gặp như:
– Nội dung không rõ ràng
– CC hoặc BCC lộn xộn
– Viết sai chính tả
– Diễn đạt thiếu nghiêm túc
– Nội dung không được phân tách rõ ràng
Xem thêm: Một số lỗi thường gặp khi viết email (worklink.vn)
Những lưu ý để viết email một cách chuyên nghiệp
Email phải có tiêu đề
Tiêu đề email cần phải rõ ràng và thể hiện chủ đề chính. Không nên gửi email mà thiếu tiêu đề, điều này thể hiện thiếu chuyên nghiệp. Đồng thời, tránh sử dụng tiêu đề chung chung như “Gấp!”, “Quan trọng cần đọc ngay”, “Gửi anh/em/chị,…”. Để thể hiện tính chất của email, bạn có thể sử dụng cú pháp: [Tình trạng] Tiêu đề email.
Ví dụ: [Quan trọng] Kế hoạch ra mắt sản phẩm mới tháng 7/2021, giúp người nhận xác định tình trạng và quyết định thời điểm đọc email.
Luôn bắt đầu với lời chào
Luôn bắt đầu mỗi email bằng một lời chào là điều cực kỳ quan trọng. Hành động này không chỉ thể hiện sự tôn trọng mà còn làm tăng tính nghiêm túc đối với người nhận và nội dung của email. Tùy thuộc vào mức độ quen thuộc với người nhận, bạn có thể lựa chọn lối văn trang trọng hoặc thân mật để bắt đầu lời chào này.
Nội dung ngắn gọn, diễn đạt phù hợp
Email nên chứa nội dung ngắn gọn và trực tiếp, tránh dài dòng không cần thiết. Lời văn có thể linh hoạt, tuy nhiên vẫn nên tuân thủ quy cách văn bản chuẩn. Tuyệt đối không sử dụng viết tắt, từ lóng và ngôn ngữ “teencode”.
Trình bày email rõ ràng
Việc trình bày email cũng đóng vai trò quan trọng trong việc giúp người đọc dễ dàng hiểu nội dung. Hãy phân chia email thành các đoạn ngắn, sử dụng tiêu đề để phân loại các phần tương ứng, và đặt ra các câu hỏi cụ thể để giúp người đọc dễ dàng trả lời.
Chú ý đến định dạng và tên file đính kèm
Chúng ta nên chuyển những tệp tin sang định dạng thông dụng, dễ mở trên mọi máy tính như .Pdf, .Doc, hoặc.webp (đối với tệp ảnh). Trong trường hợp nén nhiều file, hãy sử dụng .zip thay vì .rar. Hãy hoàn thiện nội dung của tệp tin trước khi gửi kèm và tránh chỉnh sửa sau khi đã đính kèm. Đặc biệt, khi đặt tên cho các tệp tin đính kèm, hãy đảm bảo rằng tên là rõ ràng và ngắn gọn, tránh việc sử dụng tiếng Việt có dấu.
Lưu lại thông tin liên hệ
Phần chữ ký là nơi chúng ta để lại các thông tin như tên, chức danh, số điện thoại, và địa chỉ. Đảm bảo rằng những thông tin này là chính xác và cần thiết, giúp đối phương liên lạc với chúng ta một cách thuận tiện khi cần.
Kiểm tra kĩ trước khi gửi email
Có thể bạn sẽ không chú ý, nhưng người nhận email chắc chắn sẽ không bỏ qua những lỗi nhỏ trong nội dung của bạn. Mặc dù có vẻ là những chi tiết nhỏ, nhưng chúng có thể tạo ấn tượng không tích cực đối với những nhà tuyển dụng khó tính và ảnh hưởng đến đánh giá về trình độ và mức độ chuyên nghiệp của cá nhân bạn. Do đó, đừng phụ thuộc quá nhiều vào công nghệ, hãy tự kiểm tra lại email của bạn trước khi nhấn nút “gửi”. Điều này cũng là một trong những kỹ năng viết email quan trọng bạn cần chú ý.
Nhập email người nhận ở bước cuối cùng
