Làm thế nào để nắm được tiến độ công việc của nhân viên mà không gây cho họ cảm giác mình đang bị “soi” – đó là câu hỏi mà nhiều nhà quản lý luôn phải đau đầu tìm cách giải quyết.
Hình ảnh minh họa
Tờ tạp chí kinh doanh Harvard Review gần đây giới thiệu một mô hình quản lý giúp trả lời câu hỏi này. Bạn hoàn toàn có thể giải quyết vấn đề này bằng một kỹ thuật có tên là Chuẩn bị – Thực hiện – Đánh giá. Và đây chính là cách thức thực hiện mô hình này:
Chuẩn bị
Trước hết, khởi động dự án bằng việc cùng nhân viên xem xét tổng quan kế hoạch hành động của họ. Hãy gợi ý cho họ những chỉnh sửa cần thiết. Để có thể đưa ra những đề xuất này, hãy tự hỏi bản thân những câu hỏi như:
– Bước tiếp theo trong kế hoạch hành động của bạn là gì?
– Mục đích của những bước đó là gì?
– Bạn sẽ thực hiện chúng như thế nào?
– Bạn sẽ sử dụng kết quả công việc để tiếp cận các mục tiêu lớn hơn như thế nào?
– Ai sẽ là người bạn cần kết nối?
– Ai là người cần được thường xuyên báo cáo về tiến độ công việc?
– Bạn có thể học hỏi thêm những gì từ dự án này?
– Phải làm gì nếu có sự cố xảy ra và kế hoạch không như dự kiến?
Những câu hỏi định hướng trên giúp bạn thúc đẩy tiến độ công việc của nhóm mình. Đồng thời, chúng cũng giúp bạn đào tạo, phát triển nhân viên để có thể yên tâm rằng nhân viên cấp dưới hoàn toàn có đủ năng lực hành động một mình mà không cần bạn chăm lo theo sát.
Thực hiện
Dựa trên những điều bạn học được từ giai đoạn Chuẩn bị, bạn sẽ biết liệu bạn có cần trực tiếp tham gia vào công việc đó không, và nếu có thì mức độ tham gia đến đâu. Khi làm việc với một nhân viên hay cộng sự thiếu kinh nghiệm, hãy thử cách dưới đây.
Trước hết, làm mẫu công việc một lần để họ quan sát. Tiếp theo, dành thời gian kiểm tra định kỳ quá trình người này thực hiện công việc và nói cho họ những nhận xét đánh giá của bạn. Với cách làm này, bạn không cần thường trực hiện diện khi họ thực hiện công việc. Bạn chỉ cần hiện diện ở bước Chuẩn bị và Đánh giá mà thôi.
Đánh giá
Những nhà quản lý giỏi biết cách biến việc đánh giá hậu kỳ cho bản thân và nhân viên thành thói quen thường xuyên. Bạn có thể làm cho hoạt động này thành trọng tâm trao đổi của các buổi gặp mặt cá nhân sau khi nhân viên hoàn thành dự án. Hoặc hoạt động này cũng có thể trở thành một phần trong các buổi họp nhân viên thường kỳ. Hãy đảm bảo rằng trước đó nhân viên hiểu rõ những mong đợi của bạn khi bạn giao việc tiếp cho họ – “Đây là những kinh nghiệm chúng ta đã rút ra! Lần tới, chúng ta sẽ làm theo cách này!”.
Hãy nhớ tiến hành đánh giá hoạt động cho dù hoạt động đó thành công hay thất bại. Con người có xu hướng nhìn lại khi họ thất bại. Ngược lại, với những thành công, chúng ta thường không giành thời gian để rút ra bài học. Đó là lý do vì sao nhiều người trong chúng ta chưa tìm được chìa khóa cho thành công của mình.
Phần lớn các tương tác giữa bạn và nhân viên sẽ diễn ra ở các bước Chuẩn bị và Đánh giá. Bạn không nên can thiệp sâu và trực tiếp vào bước Thực hiện, trừ khi nhân viên không hề có kinh nghiệm, hoặc khi đó là những dự án rất quan trọng và có mức rủi ro lớn.
Với những nhân viên nhiều kinh nghiệm, khi họ xử lí các công việc có tính chất lặp đi lặp lại, bạn thậm chí không cần tham gia vào bước Chuẩn bị và Thực hiện. Nhưng với cương vị là ông chủ, bạn không bao giờ nên bỏ qua hoàn toàn bước Đánh giá.
Hãy dành một phút nghĩ về mô hình này. Chuẩn bị – Thực hiện – Đánh giá là chu kỳ hoạt động căn bản mà những nhà quản lý giỏi sử dụng. Đó là vòng xoáy lặp đi lặp lại. Mô hình giúp người sử dụng trở nên thận trọng và có chủ đích hơn với mỗi công việc họ lựa chọn thực hiện.
Tuy mô hình chưa thể là giải pháp cho toàn bộ những thách thức quản lý chúng ta gặp phải hiện nay, nhưng có thể khẳng định đây là công cụ quản lý hiệu quả nhất mà chúng ta biết từ trước đến nay!
Bài viết tham khảo: Nâng cao hiệu quả làm việc nhóm của nhân viên
