Trung bình, mỗi tuần dân văn phòng dành ra 5 ngày, mỗi ngày 8 tiếng để làm việc tại công sở. Tuy nhiên các khảo sát cho thấy không ít người cảm thấy 40 tiếng vẫn chưa đủ để giải quyết lượng công việc khổng lồ trong tuần.
Sau đây là những gợi ý giúp tăng hiệu quả làm việc nơi công sở:
1. Lên danh sách các việc cần làm
Hình ảnh minh họa
Sau khi kết thúc công việc trong ngày, bạn cần lên danh sách những việc phải làm vào hôm sau và xác định rõ những mục tiêu cần đạt được. Danh sách này có thể ghi ra giấy, sổ tay hoặc sử dụng các phần mềm nhắc việc trên máy tính, điện thoại để dễ dàng lưu trữ.
Bạn có thể sắp xếp các đầu việc theo mức độ ưu tiên, lĩnh vực, các đầu mối liên hệ, các đội/nhóm/cá nhân cần phối hợp… Điều này sẽ giúp bạn phân bổ thời gian và trình tự giải quyết hợp lý, khoa học và hiệu quả nhất. Bạn nên thường xuyên theo dõi thời gian biểu này và lược đi những việc đã thực hiện, đánh dấu những việc còn dang dở hay cần thêm thời gian hoàn thiện. Khi tổng kết cuối ngày, tuần, tháng hoặc cuối năm, bạn sẽ bất ngờ về khối lượng công việc mà mình đã hoàn thành.
2. Lựa chọn thứ tự ưu tiên
Sắp xếp công việc theo thứ tự sẽ giúp bạn tận dụng triệt để thời gian để đạt hiệu quả cao hơn
Bạn nên sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên giảm dần. Việc nào cấp bách, quan trọng thì làm trước, những đầu việc có cùng tính chất hay đầu mối liên hệ thì có thể gộp vào để xử lý một lúc, sẽ tiết kiệm được thời gian và công sức rất nhiều.
Ngoài ra, theo tính chất công việc và cá tính riêng biệt, mỗi người có thể có một khung giờ đạt năng suất tối đa khác nhau. Ví dụ nhà văn, kiến trúc sư có thể tìm thấy cảm hứng sáng tạo nhiều nhất vào buổi tối, trong khi dân kinh doanh, tài chính lại làm việc hiệu quả nhất vào buổi sáng. Do đó, bạn cần xác định được khi nào mình “giàu năng lượng” nhất, sung sức nhất để tập trung xử lý các dự án ưu tiên hàng đầu hay những công việc khó khăn, phức tạp. Khoảng thời gian còn lại trong ngày, bạn có thể phân bổ để hoàn thành những phần việc đơn giản hơn. Điều đó sẽ giúp bạn tận dụng triệt để thời gian và nguồn lực để đạt hiệu quả cao hơn.
3. Rèn luyện sự tập trung
Khả năng tập trung giúp bạn làm việc trong thời gian ngắn hơn nhưng mang lại kết quả cao hơn
Khả năng tập trung là điều vô cùng cần thiết, bởi nó giúp chúng ta làm việc trong thời gian ngắn hơn nhưng mang lại kết quả cao hơn. Tuy vậy, cuộc sống hiện đại đang khiến con người bị xao lãng bởi rất nhiều thứ. Thư điện tử, mạng xã hội, các thông tin giật gân, những mẩu quảng cáo, khuyến mại bắt mắt… đều có thể làm mất thời gian quý báu của bạn. Chưa kể đến những vấn đề thường trực của công sở như tiếng ồn, điện thoại, đồng nghiệp tán gẫu … đều khiến bạn bị phân tán trong công việc. Do đó, hãy chủ động quản lý thời gian và hạn chế tối đa các tương tác không hữu ích.
Chỉ khi bạn làm trong ngành giải trí, truyền thông, quảng cáo hay những ngành sử dụng mạng xã hội làm công cụ hỗ trợ cho công việc thì hãy mở ứng dụng này. Còn nếu không, hãy kiên quyết tắt facebook, twitter hay instagram, không lướt web hay chơi game trong 8 giờ vàng ngọc. Để tránh các cuộc “tám” của đồng nghiệp, hãy khéo léo từ chối và nhẹ nhàng nhắc nhở họ tập trung hơn trong công việc chung.
4. Tập thói quen ngăn nắp, gọn gàng
Một góc làm việc gọn gàng sẽ khiến bạn làm việc tập trung hơn
Quá nhiều vật dụng bừa bãi, ngổn ngang sẽ ảnh hưởng không tốt đến tinh thần, khiến bạn cảm thấy ngột ngạt và mệt mỏi. Các tài liệu không được sắp xếp ngăn nắp có thể bị thất lạc và khi đó chắc chắn bạn sẽ phải hứng chịu hậu quả. Do đó, hãy giành thời gian để phân loại tài liệu, văn bản hoặc các tập tin, file, ảnh trên máy tính sao cho logic và dễ dàng tìm kiếm khi cần đến.
Bạn cũng có thể sắp xếp lại góc làm việc, lau chùi sạch sẽ, bỏ đi những thứ không cần thiết và trang trí bằng những đồ lưu niệm nho nhỏ, khung ảnh gia đình hoặc chậu cây xanh xinh xắn. Đó là cách giảm stress hiệu quả, giúp bạn tăng thêm hứng thú trong công việc.
5. Ăn uống khoa học và tăng cường vận động
Để tái tạo năng lượng trong công việc, bạn cần biết cách nghỉ ngơi, tránh làm việc quá sức và cần có kiến thức phòng tránh các bệnh văn phòng như đau vai gáy, mỏi mắt, thoái hóa đốt sống cổ, hội chứng ống cổ ta, Ngoài ra, rất nhiều người có thói quen không ăn sáng, chỉ uống mỗi cốc cà phê trước khi đi làm. Như thế sẽ ảnh hưởng rất lớn đến sức khoẻ, cần phải “cai” được thói quen xấu này.
Do đó, muốn làm việc có hiệu quả và phòng tránh các “bệnh văn phòng”, dân văn phòng cần áp dụng chế độ ăn uống khoa học:
– Uống đủ nước (2 lít/ngày), ăn nhiều rau và thực phẩm giàu chất xơ, tránh ăn quá mặn, hạn chế đồ cay, nóng và chất kích thích, không hút thuốc lá, uống rượu, cà phê…
– Đồng thời, bạn cần tránh đứng nhiều hoặc ngồi lâu, trong giờ nghỉ nên đứng dậy đi lại, tập thể thao hoặc các bài tập đơn giản để giảm béo, tăng tuần hoàn máu.
Bài viết tham khảo: Người nhân viên sếp cần
