Trong mỗi một doanh nghiệp không ít người gặp khó khăn trong việc giao tiếp với đồng nghiệp, cấp trên hoặc cấp dưới của mình. Tuy nhiên, chúng ta vẫn có thể giao tiếp hiệu quả nếu cả hai phía đều biết lắng nghe và thấu hiểu lẫn nhau. Xây dựng niềm tin và sự tôn trọng lẫn nhau là một bí quyết để thành công khi giao tiếp nơi công sở.
Xây dựng niềm tin và sự tôn trọng lẫn nhau là một bí quyết để thành công khi giao tiếp nơi công sở
Bất cứ ai, nếu giao tiếp với tinh thần tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau đều thấy rõ ràng hiệu quả giao tiếp sẽ tốt hơn. Với niềm tin và sự tôn trọng, bạn trao đổi cởi mở hơn và thẳng thắn hơn. Dưới đây là một số bí quyết nâng cao kỹ năng giao tiếp ở công sở, với những kỹ năng này các nhà quản trị nhân sự có thể trainning cho đội ngũ nhân sự của công ty để tạo hiệu quả giao tiếp trong doanh nghiệp mình:
1. Hãy tập trung vào “nội dung trao đổi” chứ không phải “người phát ngôn”
Rất nhiều người trong chúng ta bị tác động bởi những yếu tố tiêu cực về một người, có thể bạn có định kiến với họ về một vài việc trong quá khứ. Trước khi lắng nghe và hiểu nội dung họ đang truyền đạt bạn đã bị định kiến đó ảnh hưởng rồi.
Cũng có rất nhiều người trong chúng ta đánh giá người nói qua cử chỉ, thái độ hay thậm chí là hình thức bên ngoài của họ qua nói chuyện. Những yếu tố này có thể dẫn đến việc bạn sẽ chấp nhận thông tin của họ hay không. Vì vậy, hãy tự nhắc nhở bản thân mình: “Họ nói gì chứ không phải họ là ai”.
2. Lắng nghe rồi mới đánh giá
Ai cũng cần hiểu đúng quan điểm của người phát ngôn trước khi đánh giá quan điểm của họ. Hãy lắng nghe đến khi kết thúc câu chuyện rồi mới đưa ra đánh giá, đừng vội đánh giá hay đưa ra kết luận khi chúng ta chưa chắc chắn về những gì đã nghe.
3. Hãy đặt câu hỏi “why” thay vì “what”
Khi bạn có được nội dung thông tin, bạn cần suy nghĩ tại sao người đó trao đổi vấn đề này với mình. Với việc đặt câu hỏi này bạn sẽ dễ dàng thấu hiểu với người phát ngôn hơn là việc tỏ ra không đồng tình, không thoải mái.
4. Thông tin đơn giản và dễ hiểu
Một trong những điều cần chú ý khi giao tiếp là cách dùng ngôn từ, diễn đạt. Bạn nên sử dụng những từ ngữ dễ hiểu, chính xác và ngắn gọn nhất để người nghe dễ dàng nắm bắt nội dung thông tin. Nếu bạn trao đổi một câu chuyện với cấp trên dài dòng, thiếu logic, sử dụng từ ngữ lạ, lối nói khách sáo sẽ làm tăng khoảng cách giữa bạn với người nghe và điều này sẽ làm giảm hiệu quả giao tiếp.
5. Tiếp nhận phản hồi
Để duy trì một cuộc giao tiếp hiệu quả cả người nói và người nghe đều cần khuyến khích đối phương phản hồi. Phản hồi giúp bạn biết được người đối thoại có thực sự nắm bắt được vấn đề đang trao đổi hay không, có hiểu đúng hay không. Từ đó bạn sẽ khẳng định lại những thông tin chưa được hiểu đúng, tránh việc thực thi sai hoặc hiểu lầm.
6. Sử dụng ngôn từ cần chú ý đến cấp bậc, chức vụ
Bạn cũng nên chú ý đến yếu tố cấp bậc, chức vụ của đối tượng giao tiếp để hiệu quả giao tiếp tốt nhất. Nói chuyện với các đối tượng khác nhau phải có kỹ năng khác nhau. Nói chuyện với cấp trên bạn cần súc tích, ngắn gọn để nêu bật lên các luận điểm chính, trao đổi chính xác và hãy lắng nghe những nhận xét của cấp trên. Còn nếu bạn nói chuyện với cấp dưới, luôn luôn giải thích chi tiết các vấn đề và đừng quên hỏi nhân viên cấp dưới xem họ suy nghĩ gì hoặc phản hồi như thế nào về vấn đề đó với các mối quan hệ nơi công sở, thất bại trong kỹ năng giao tiếp thường là nguyên nhân của những bất đồng hoặc hiểu lầm giữa các đối tượng giao tiếp.
Bài viết tham khảo: Để hạnh phúc hơn tại nơi làm việc
