Sự thay đổi trong tổ chức xuất hiện gần như thường xuyên, do tổ chức luôn phát triển. Vậy nên, cần chuẩn bị tư tưởng để mọi người cùng tham gia để cho sự thay đổi được thành công. Có thực tế là khi lan tỏa sự thay đổi đến nhân viên, thường xảy ra hiện tượng lảng tránh. Để tránh tình trạng này, cần đào tạo kỹ lưỡng cho nhân viên nắm được tinh thần của sự thay đổi.
Hình ảnh minh họa
Có một số biện pháp cần thiết thường được làm từ trước, đó là phổ biến rõ ràng về tầm nhìn mới, tạo không khí phấn chấn chờ đón sự thay đổi, khuyến khích học hỏi và phát triển, truyền thông mạnh về những gì sắp diễn ra.
Theo Rachel Bangasser – một chuyên gia về đào tạo và phát triển, quản lý sự thay đổi không có nghĩa là ép buộc phải thay đổi. Để quản lý thành công sự chuyển tiếp này, người lãnh đạo cần dẫn dắt nhân viên trên con đường thay đổi. Ngoài ra, dù lý do của sự thay đổi là gì đi nữa thì vẫn đòi hỏi mọi người phải động não và có hành động khác đi so với trước, để phù hợp với sự thay đổi được chờ đợi.
Theo bà, việc nhân viên lảng tránh sự thay đổi là do họ thất vọng hoặc không hiểu rõ. Bangasser gợi ý là cần bắt đầu với việc nhân viên kiểm soát được sự thay đổi từ góc độ của cá nhân họ. Có một số hành động cần làm:
1. Mọi người cần hiểu như nhau về tầm nhìn
Đó là mẫu số chung mà người lãnh đạo khởi sự cho thay đổi. Ai trong tổ chức cũng sẽ dựa vào tầm nhìn, hình ảnh đẹp và hấp dẫn về tương lai, để sự thay đổi diễn ra đồng thanh đồng thủ.
Việc phát biểu tầm nhìn rõ ràng sẽ loại bỏ cách hiểu sai và mọi người sẽ biết cách thay đổi cho phù hợp, tránh nêu ra cùng một lúc quá nhiều việc, gây ra sự bối rối và phân tán nỗ lực của mọi người.
2. Có một chiến lược
Việc tiếp theo là kéo mọi người ngồi lại, bàn cách đi đến mục tiêu. Mọi người cùng nhận ra mình đang ở đâu trước sự thay đổi và mình cần thêm những gì để có thể thay đổi thành công như mong đợi. Bangasser gợi ý 5 câu hỏi hữu ích mà mọi người sẽ cùng nhau trả lời lúc hình thành chiến lược để sự thay đổi diễn ra:
– Những kỹ năng và khả năng nào mới mà mọi người cần phải có?
– Mọi người sẽ bù đắp sự thiếu hụt những kỹ năng này ra sao?
– Truyền thông sự thay đổi sao cho hiệu quả?
– Đo lường sự thành công trong thay đổi này như thế nào?
– Làm sao cho bước chuyển đổi này là bền vững?
3. Đi tiên phong trong thay đổi
Nhân viên cần thấy được là người lãnh đạo họ có cam kết làm cho sự thay đổi thành công. Do vậy, cần một vai trò mẫu mực của người lãnh đạo.
Đó phải là người gỡ bỏ rào chắn, điều động nguồn lực, đào tạo năng lực, huy động người có liên quan, hỗ trợ nhân viên trong thay đổi, đo lường sự tiến triển và giải quyết nhanh chóng các phản ứng khi xuất hiện.
4. Truyền thông sớm và thường xuyên
Người lãnh đạo ở mọi cấp, kể cả ở cấp thấp và cấp trung, sẽ là người truyền thông sự thay đổi đến nhân viên của mình. Thông tin từ họ phải thường xuyên và ổn định. Mọi người chịu tác động của sự thay đổi cần biết nguyên nhân, biểu hiện, hệ quả và những lợi ích đạt được khi thay đổi thành công.
Không nên áp đặt sự thay đổi mà hãy mời gọi mọi người cùng thảo luận. Qua đó nhân viên sẽ bộc lộ những gì mà họ đang nghĩ và đang cảm nhận về sự thay đổi.
5. Luôn đối diện với vấn đề
Sự lo âu là một biểu hiện thường thấy trong quá trình thay đổi. Cần tạo ra môi trường an toàn và một cơ chế để mọi người sớm nêu lên các vấn đề trước khi chúng trở nên trầm trọng hoặc gây chệch hướng.
Trả lời rõ ràng, hợp lý và luôn kết nối với tầm nhìn cho bất cứ ai, ở bất cứ vai trò hoặc cấp bậc nào trong tổ chức là điều cần làm. Có những điều với người này thì nhỏ nhặt nhưng với người khác thì lại là một mối quan tâm lớn cần được làm rõ.
Sự thay đổi luôn gặp phản ứng, nhưng vẫn phải nỗ lực tiến tới, thay vì chỉ chạy loanh quanh dập tắt các phản ứng. Kèm theo đó là tỷ lệ nghỉ việc sẽ cao lên và chưa kể là có thể có cả sự phá hoại để sự thay đổi dừng lại.
Sự thay đổi của tổ chức do vậy là một việc phức tạp, cần có thời gian, sự kiên nhẫn và rất tập trung. Quan trọng nhất, trước khi có được thành công trong sự thay đổi, cần thành công trong việc thu hút mọi người hiểu và muốn tham gia vào sự thay đổi.
