Quản lý nhân sự trong công ty không bao giờ là công việc đơn giản, càng đông nhân viên việc quản lý càng khó khăn. Tình trạng nhân viên nghỉ việc thường xuyên không có lý do gây ra những thiệt hại nghiêm trọng cho doanh nghiệp về tiến độ thực hiện dự án, khả năng đảm bảo dòng chảy tài chính. Làm sao hạn chế được tình trạng nhân viên công sở hay nghỉ việc mà không có lý do chính đáng đang là câu hỏi đau đầu cho các doanh nghiệp.
Theo Giám đốc dịch vụ nguồn nhân lực của Insperity (Mỹ), ông Janer Flewelling chia sẻ: “Thực tế cho thấy những công ty có một đội ngũ nhân viên tận tụy, luôn đi làm đầy đủ, đúng giờ và hết mình với công việc có một lợi thế cạnh tranh rất lớn. Quản lý tình trạng nhân viên vắng mặt không có lý do chính đáng đóng một vai trò quan trọng quyết định sự thành công của doanh nghiệp, nhất là đối với các doanh nhân đã đầu tư hết tài sản cá nhân, tinh thần và trí tuệ của họ cho một công ty”. Ông cũng đưa ra 5 giải pháp để đối phó với tình trạng nhân viên vắng mặt thường xuyên:
1. Xây dựng chính sách quản lý nhân sự chính thức
Điều này nghe có vẻ hiển nhiên bởi mỗi công ty đều có một hệ thống quy định riêng dành cho nhân viên công sở và buộc họ phải tuân thủ khi ký kết hợp đồng. Tuy nhiên trên thực tế các doanh nghiệp chưa có chính sách quản lý nhân sự cụ thể, các điều khoản đều chung chung, không có sự ràng buộc rõ ràng. Đặc biệt với những đơn vị nhà nước, hoạt động lâu năm, việc quản lý lại vô cùng khó khăn do tư tưởng lạc hậu trong việc áp dụng khoa học kỹ thuật vào mọi hoạt động. Tôi từng làm tại một đơn vị Nhà nước, cán bộ nhân viên đi làm theo sở thích mà không có sự nhắc nhỏ từ cấp trên, thậm chí có nhắc nhở cũng ậm ừ cho qua, không có chế tài xử phạt hợp lý.
Xây dựng chính sách nhân sự để quản lý nhân viên một cách hiệu quả
Flewelling đưa ra lời khuyên “Người quản lý cần truyền thông cho các nhân viên rằng sự hiện diện của họ ở công sở không chỉ góp phần cải thiện kết quả hoạt động kinh doanh của công ty mà còn được các nhà quản lý và đồng nghiệp đánh giá cao. Khi nhân viên thông báo về việc mình sẽ vắng mặt hoặc xin nghỉ một vài ngày, Người quản lý cần nắm được lý do chính đáng sau đó giải thích cho nhân viên về ảnh hưởng của việc anh ta vắng mặt tới hoạt động chung. Nếu công việc bên ngoài không quá cần thiết nên sắp xếp hợp lý hoặc phải đảm bảo mọi tiến trình vẫn được diễn ra khi họ nghỉ việc”.
2. Theo dõi sự vắng mặt
Flewelling chia sẻ: “Điều đó có nghĩa là các công ty nên có một cách nhất quán và có tổ chức để theo dõi thời gian vắng mặt của nhân viên. Nhiều công ty hiện đã áp dụng các chương trình nghỉ được hưởng lương cho nhân viên bao gồm những ngày nghỉ truyền thống như nghỉ mát, nghỉ bệnh và nghỉ vì những lý do cá nhân để tạo ra sự linh hoạt cho nhân viên. Các công ty này thường ứng dụng các phần mềm quản lý nhân sự để theo dõi ngày nghỉ của nhân viên”.
Sử dụng máy chấm công bằng vân tay là cách làm hiệu quả để quản lý nhân viên công sở
Để quản lý tốt tình trạng nhân viên tuân thủ quy định về thời gian làm việc, doanh nghiệp nên “hiện đại hóa” khả năng quản lý nhân sự của mình. Như công ty của tôi, mọi sự quản lý đều áp dụng công nghệ, nhân viên phải chấm công (dấu vân tay) giờ đến hoặc giờ về, đến muộn sẽ bị xử phạt, trừ lương. Nếu như quên chấm công sẽ tính nghỉ việc cả ngày. Ngoài ra mọi đơn từ đều được tự động hóa, nhân viên viết đơn xin nghỉ gửi tới người quản lý và phải đảm bảo được tiến trình công việc.
3. Động viên nhân viên
Có rất nhiều nguyên nhân khiến nhân viên công sở nghỉ việc: Công việc cá nhân (việc gia đình, con, bệnh tật…) hay thậm chí là bất mãn với công ty, chỉ mong về sớm. Theo nghiên cứu, những doanh nghiệp có nhân viên thường xuyên vắng mặt không có lý do chính đáng và đi muộn về sớm là những biểu hiện của tình trạng nhân viên không muốn gắn bó với công việc quá lâu. Điều một lãnh đạo giỏi cần làm là nắm được lý do nghỉ việc, nếu thấy bất kỳ biểu hiện không hài lòng nào nên tìm hiểu nắm rõ và giải quyết. Còn đối với những kiểu nhân viên thiếu sự đam mê, chỉ làm việc cho đủ tiêu chí sau đó lĩnh lương thì điều đó sẽ ảnh hưởng nhiều đến sự phát triển toàn diện của công ty trong tương lai.
“Những Người quản lý trực tiếp cần quan sát, tìm hiểu nhân viên của mình và tìm cách động viên, khuyến khích họ, làm cho họ có cảm giác mình là một phần quan trọng của nhóm. Tinh thần đồng đội sẽ là yếu tố giúp giảm tình trạng nhân viên nghỉ không có lý do chính đáng”, Flewelling giải thích.
4. Kỷ luật khi cần thiết
Đôi khi việc truyền thông để nhân viên thấu hiểu tầm quan trọng của công việc không mang lại hiệu quả. Nhân viên vẫn thường xuyên nghỉ làm với đủ mọi loại lý do, ra ngoài trong giờ làm việc khiến tiến độ dự án bị ảnh hưởng trầm trọng. Khi đó Người quản lý nên đưa ra phải hồi trực tiếp hoặc bằng văn bản kỷ luật trực tiếp người đó. Nếu tình hình chưa được cải thiện thì có thể nghĩ để giải pháp đình chỉ công tác hoặc kết thúc hợp đồng lao động.
Kỷ luật nhân viên nếu họ không chịu lắng nghe
Kỷ luật không bao giờ là điều Người quản lý mong đợi nhưng nó là cách làm hiệu quả nhất để siết chặt quản lý khi nhân viên quá “nhờn”. “Nghỉ việc thường xuyên không có lý do chính đáng không chỉ làm ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc mà còn làm suy giảm tinh thần làm việc của nhóm nếu tình trạng này không được giải quyết một cách công bằng và nhất quán”, Flewelling cảnh báo.
5. Sử dụng các dịch vụ cung cấp lao động tạm thời
Nếu như nhân viên công sở thường xuyên nghỉ việc trong khi công ty đang có một số dự án, Người quản lý có thể nghĩ đến việc sử dụng nguồn lao động thời vụ ở một số đơn vị cung cấp chuyên nghiệp. Đây là giải pháp trước mắt được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng để đối phó với tình huống nhân viên nghỉ việc tràn lan, chưa thể kiểm soát ngay lập tức.
Bài viết tham khảo: Động viên nhân viên bằng các cách đặc biệt
