Bạn vừa giao một công việc quan trọng cho một nhân viên có năng lực, và cho anh (cô) ấy biết thời hạn chót để hoàn thành. Sau đó, bạn làm gì tiếp theo? Để nhân viên tự tiến hành công việc và chỉ kiểm tra theo từng mốc thời gian đã định? Hay bạn sẽ liên tục gặp anh (cô) ấy và gửi email để kiểm tra tiến độ thực hiện công việc?
Nếu rơi vào trường hợp thứ hai, có lẽ bạn thuộc phong cách quản lý quá coi trọng tiểu tiết.
Nhà quản lý quá coi trọng tiểu tiết là những người cầu toàn đến mức cực đoan vì luôn bị ám ảnh bởi ý nghĩ phải kiểm soát mọi thứ, hoặc cảm thấy mình có trách nhiệm phải luôn thúc đẩy mọi người làm việc để đạt đến thành công. Vì thế, họ không dám phân quyền cho nhân viên. Hậu quả là họ làm nhân viên mất tự tin, suy giảm hiệu quả làm việc và cảm thấy khó chịu, đôi lúc đến mức phải nghỉ việc.
Tuy nhiên, thật may mắn là luôn có những cách xác định sớm bệnh “thích kiểm soát” này ở các nhà quản lý để loại trừ nó trước khi nó gây nhiều tác hại. Còn nếu là nhân viên và không may mắn có một vị sếp như vậy, bạn cũng có thể vận dụng một số chiến lược nhằm thuyết phục sếp để bạn được làm việc một cách độc lập.
Đầu tiên, bạn cần nhận dạng những dấu hiệu của một nhà quản lý quá coi trọng tiểu tiết. Đâu là sự khác biệt giữa một vị sếp theo sát công việc và một vị sếp theo sát công việc đến mức thái quá, làm nhân viên phát bực?
Những biểu hiện của một nhà quản lý quá coi trọng đến tiểu tiết
Dưới đây là một số biểu hiện cho thấy bạn là một vị sếp quá coi trọng tiểu tiết (hoặc bạn đang có một vị sếp như vậy):
– Không chịu ủy quyền cho cấp dưới
– “Mải mê” giám sát dự án của người khác
– Coi trọng những chi tiết vụn vặt hơn là nhìn bao quát vấn đề
– Thu hồi ngay công việc đã giao cho nhân viên nếu phát hiện họ mắc sai sót
– Yêu cầu nhân viên không nên ra quyết định khi chưa hỏi ý kiến mình
Quá coi trọng tiểu tiết – Lợi hay hại?
Những vị sếp quá coi trọng tiểu tiết thường đưa ra một lý do có vẻ rất thuyết phục để giải thích cho cách quản lý của họ. Đó là nếu họ giao việc cho nhân viên rồi “biến mất” cho đến sát thời hạn chót để hoàn thành thì nhân viên sẽ khó lòng hoàn thành tốt công việc và tiến bộ được. Hơn nữa, nếu bộ máy vẫn đang vận hành trôi chảy thì tại sao lại không duy trì cách quản lý này?
Chỉ nên hướng dẫn một phần, phải điều kiện để nhân viên phát triển
Sẽ là không sai nếu nhân viên có một sự tự tin khác thường vào năng lực của mình. Nhưng trên thực tế, đa số nhân viên sẽ nhanh chóng trở nên nhút nhát, e dè và thiếu tự tin với cách quản lý như vậy. Nhân viên có thể nghĩ: “Mình làm gì cũng không vừa ý sếp”. Hệ quả là nhân viên sẽ liên tục hỏi sếp cách tiến hành công việc, hoặc sẽ tự làm, nhưng kết quả cuối cùng thì sẽ không tốt. Điều này càng làm sếp cảm thấy mình hết sức đúng đắn khi can thiệp vào công việc của nhân viên.
Nhưng liệu những kết quả này có thật sự chứng thực giá trị của phong cách quản lý quá chặt chẽ này, hay rốt cuộc lại phản bác nó? Một nhà quản lý thật sự có tài phải tạo điều kiện để nhân viên phát triển. Trong khi đó, nhà quản lý quá coi trọng tiểu tiết thì lại ngăn cản nhân viên tự ra quyết định và tự chịu trách nhiệm về quyết định ấy. Mà chúng ta đều biết rằng chính quá trình ra quyết định và chịu trách nhiệm mới giúp con người trưởng thành.
Chỉ có những vị sếp thiếu năng lực mới ôm hết việc vào mình. Một nhân viên không được phân quyền là một người không làm được việc gì ra hồn, lúc nào cũng phải trông chờ vào cấp trên.
Nếu mất quá nhiều thời gian và công sức quản lý một tập thể toàn những nhân viên “không làm được việc” như thế thì sớm muộn sếp cũng sẽ bị kiệt sức. Làm sao bạn có thể làm tốt những công việc mang tính chiến lược như hoạch định nếu suốt ngày bạn cứ phải lo giải quyết những chuyện vụn vặt ở bộ phận của mình?
Nhà quản lý quá coi trọng tiểu tiết – Đã đến lúc thay đổi!
Nếu đã nhận dạng được những biểu hiện của cách quản lý quá coi trọng tiểu tiết và thấy được tác hại của nó, bạn nên làm gì để chấm dứt những hành vi này (nếu là bạn là sếp) hoặc tránh bị tổn hại bởi chúng (nếu bạn là nhân viên)?
Đối thoại và tiếp nhận ý kiến thẳng thắn sẽ giúp cách quản lý của bạn tốt hơn
Nếu bạn là sếp, cách tốt nhất để xây dựng một mối quan hệ tốt hơn với nhân viên là đối thoại với họ. Có lẽ bạn sẽ mất một khoảng thời gian đáng kể mới có thể thuyết phục họ bạn thật sự muốn thay đổi. Tuy nhiên việc khó nhất là đón nhận những ý kiến đóng góp thẳng thắn của nhân viên về cách quản lý của bạn. Sau đó, như lời khuyên của chuyên gia tư vấn quản lý Marshall Goldsmith, bạn hãy nhận lỗi và tiến hành thay đổi cách quản lý, tức là bạn cần biết cách ủy quyền và phân quyền hợp lý cho nhân viên. Hãy bắt đầu trước tiên từ những nhân viên triển vọng nhất.
Nếu bạn là nhân viên thì mọi việc sẽ phức tạp hơn. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể thực hiện một số việc sau để cải thiện tình hình:
– Tạo điều kiện để sếp giao việc cho bạn hiệu quả hơn bằng cách yêu cầu sếp cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết và thỏa thuận những mốc thời gian để duyệt xét kết quả ngay từ lúc đầu.
– Tình nguyện đứng ra đảm trách những công việc hay dự án mà bạn tự tin mình có thể làm được. Việc này sẽ khiến sếp tin tưởng bạn hơn và cải thiện khả năng ủy quyền của ông (bà) ấy.
– Thường xuyên báo cáo cho sếp về tiến độ thực hiện công việc để sếp khỏi mất công tìm kiếm thông tin chỉ vì lâu quá ông (bà) ấy không thấy bạn báo cáo.
– Cùng một lúc, bạn chỉ nên giúp sếp thay đổi một thói quen của cách quản lý cũ. Bạn cần nhớ sếp cũng chỉ là con người nên vẫn có thể mắc sai lầm!
Tóm lại, khi một vị sếp không muốn ủy quyền cho cấp dưới, thích “bới lông tìm vết” và không thích nhân viên tự ra quyết định thì nhiều khả năng người này đang ngả theo phong cách quản lý quá coi trọng tiểu tiết. Quản lý theo kiểu này sẽ khiến nhân viên không “lớn” được và cản trở thành tựu mà tập thể có thể đạt được.
Việc đầu tiên để tránh sa vào cách quản lý này là nhận diện những biểu hiển của nó bằng cách đối thoại với nhân viên hay sếp. Nếu là nhân viên, bạn hãy chỉ cho sếp thấy còn có nhiều cách quản lý nhân viên hiệu quả hơn. Nếu là sếp, bạn hãy cải thiện khả năng giao việc của mình cũng như biết đặt lòng tin vào khả năng làm việc và trưởng thành của nhân viên.
