Mỗi nhà quản lý sẽ có một cách phản hồi riêng, áp dụng trong những tình huống riêng với từng đối tượng cụ thể. Vì vậy, thật khó để nói rằng cách phản hồi nào là đúng nhất. Tuy vậy, vẫn có những nguyên tắc chung mà chúng ta có thể áp dụng để đưa ra những lời phản hồi có chất lượng.
Phản hồi sao cho phù hợp với từng người và tạo ra động lực làm việc là kỹ năng mà mọi nhà lãnh đạo cần quan tâm.
Khen ngợi, nhưng phải chân thành và đúng lúc
Lời khen giúp nhân viên biết được điểm mạnh của mình, nhưng cũng khiến họ hoài nghi nếu biết những lời khen ấy chỉ mang tính xã giao hay nhằm xoa dịu. Tệ hơn nữa, khi tin rằng lãnh đạo không phân biệt được đâu là công việc quan trọng và đâu là những việc nhỏ nhặt và liên tục đưa ra lời khen ngợi thì cấp dưới sẽ mất đi sự tin tưởng vào khả năng của người lãnh đạo. Vì vậy, nếu thấy hành động xuất sắc, hẵng khen ngợi nhân viên. Còn nếu đó chỉ là ý định tốt với nỗ lực trung bình thì hãy để cho sự việc trôi qua.
Đưa ra lời nhận xét cụ thể
Phản hồi giúp người nghe biết họ nên phát huy hay hạn chế hành động được nhận xét. Nếu nhà quản lý chỉ nói: “Hay đấy!” thì chưa đủ. Hãy nói rõ xem điểm mạnh là gì và đâu là lý do họ nên tiếp tục phát huy và làm gương cho người khác. Khen ngợi phải cụ thể, khiển trách càng phải cụ thể hơn. Việc chỉ rõ khuyết điểm thể hiện nhà quản lý tôn trọng và tin tưởng vào khả năng của họ, giúp họ tiến bộ .
Tuyên dương trước tập thể, góp ý với cá nhân
Khi được tuyên dương trước người khác, lòng tự tin của nhân viên sẽ được nâng cao hơn. Hãy đưa ra lời khen trong các buổi họp, thư thông báo, thư nội bộ hay trong cuộc họp với khách hàng.
Việc quở trách người khác nơi công cộng là thiếu tôn trọng người nghe. Việc làm này sẽ gây ra tác dụng ngược lại. Khi lúng túng và xấu hổ, nhân viên sẽ không nghe bạn nữa. Vì vậy, thay vì làm họ bẽ mặt trước đám đông, hãy góp ý với một cách cá nhân với họ.
Phản hồi trực diện
Nhiều nhà quản lý thường dùng email để đưa ra phản hồi với nhân viên, vì cách này giúp họ tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, trong trường hợp này, email có tác dụng ngược lại. Khi nhân viên nhận email chứa phản hồi từ sếp, đặc biệt là các phản hồi mang tính tiêu cực, họ sẽ gặm nhấm nó, đọc đi đọc lại nhiều lần, thậm chí suy diễn sai ý bạn.
Vì vậy hãy phản hồi trực diện với nhân viên. Khi đối thoại trực diện, bạn sẽ biết người khác tiếp nhận phản hồi có chính xác không, còn người nghe sẽ nắm bắt phản hồi chính xác hơn thông qua ngôn ngữ qua cử chỉ của bạn. Kết thúc cuộc đối thoại, hãy hỏi người nghe về những điều họ nghe được, những việc họ định làm quanh vấn đề đó. Hãy chắc chắn rằng hai bên hiểu đúng ý nhau và phối hợp nhịp nhàng
Dùng ngôi thứ nhất “Tôi”
Lúc chê trách nhân viên cũng là lúc nhà quản lý thường thấy chán nản về một điều tiêu cực nào đó diễn ra trong công ty. Tuy nhiên, hãy kiềm chế, đừng sử dụng ngôi thứ hai vì sẽ khiến người nghe cho rằng bạn đang kết tội họ. Thay vì nói: “Anh đã gây ra chuyện này”, “Chị đã vi phạm điều kia”, hãy diễn đạt ý đó qua cách nói khác: “Tôi nhận thấy anh làm việc X, nhưng tôi đã mong đợi được thấy điều Y” và để người nghe tự do giải thích, tìm ra giải pháp cùng bạn. Đừng tạo áp lực khiến người nghe phải phòng thủ.
Phù hợp với từng đối tượng
Nhiều lãnh đạo muốn nói chuyện một cách thẳng thắn để hiểu rõ sự việc. Tuy nhiên, phong cách đó quá thẳng thắn và trực diện đối với những nhân viên yếu mềm. Họ không chịu được sự chỉ trích và có thể sẽ nghỉ việc, tìm một nơi khác.
Để phản hồi mang tính xây dựng và hiệu quả, bạn phải biết những yếu tố phù hợp với từng người nhận. Chính hiểu biết cá nhân về nhân viên, nắm được tính cách của từng người mới giúp bạn lãnh đạo hiệu quả. Vì vậy, hãy cân nhắc thật kỹ trước khi đưa ra phản hồi để thông điệp đến với người nhận theo cách phù hợp nhất có thể.
