Một số lỗi thường gặp khi viết email

Việc thạo kỹ năng viết email đóng một vai trò quan trọng, mang đến nhiều ưu điểm như truyền đạt thông tin đối tác một cách nhanh chóng, hiệu quả, và chuyên nghiệp; nâng cao hiệu suất làm việc; củng cố mối liên kết giữa người gửi và người nhận.

Đặc biệt, qua việc sử dụng email và thư tín, bạn cũng đang xây dựng hình ảnh cá nhân của mình. Bằng cách biểu đạt ý kiến và suy nghĩ trong email, người nhận có thể hình dung được đôi chút về tính cách, quan điểm, tư duy, và cách tiếp cận vấn đề của bạn.

Những lỗi thường gặp khi viết email

1. Nội dung không rõ ràng

Để viết email chuyên nghiệp, cần tránh một trong những yếu tố quan trọng là nội dung không rõ ràng. Trong giao tiếp công việc qua email nên tập trung vào nội dung chính để truyền đạt thông điệp một cách nhanh chóng và rõ ràng. Gửi một email mơ hồ, không có mục đích rõ ràng có thể tạo ra sự khó chịu cho người nhận và có thể dẫn đến những hiểu lầm không mong muốn. Vì vậy, khi bắt đầu viết một email, cân nhắc kỹ về nội dung mà bạn muốn trình bày, yêu cầu bạn đặt ra, và thông tin cuối cùng bạn muốn truyền đạt.

2. CC hoặc BCC lộn xộn 

Trong việc trao đổi email làm việc, việc sử dụng CC hoặc BCC đã trở nên phổ biến và không còn là điều xa lạ. Tuy nhiên, không nên để bản thân trở nên lộn xộn và không rõ ràng chỉ vì đã quá quen thuộc với việc CC hoặc BCC người khác. Khi có ý định CC cho một người nào đó, nên tự đặt câu hỏi: “Người này có thực sự cần phải biết thông tin trong email này hay không?”. Ví dụ, nếu bạn đang thảo luận và tìm kiếm giải pháp với một người cụ thể, việc CC cho tất cả đồng nghiệp mà email không liên quan đến công việc có thể không phù hợp.

Thực tế, việc sử dụng CC hoặc BCC chủ yếu để thông báo cho những người có liên quan hoặc cần biết về tiến độ của email. Ví dụ, nếu bạn cần hỗ trợ từ các đồng nghiệp khác trong quá trình làm việc xuyên phòng ban, việc CC trực tiếp cấp trên và người đồng nghiệp có thể làm cho họ hiểu rõ lý do và có cơ hội hỗ trợ bạn.

3. Viết sai chính tả