Ai mà chẳng muốn làm sếp, nhưng làm sếp đâu phải dễ…Nếu bạn làm chủ được bản thân và quản trị được cuộc đời có lẽ là điều quan trọng hơn cả. Có quản trị được chính con người mình thì mới đem con người mình quản trị những điều lớn như doanh nghiệp hay rộng hơn là cả quốc gia. Đây cũng là một yếu tố quan trọng để trở thành một nhà lãnh đạo giỏi.
Dưới đây là những điều bạn cần làm để biết cách quản lý bản than
1. Quản lý cảm xúc
Nếu có một câu hỏi đặt ra: Điều gì ảnh hưởng lớn nhất đến sự hoạt động của công ty bạn, sẽ có rất nhiều câu trả lời. Song có một câu trả lời sẽ khiến bạn vô cùng ngạc nhiên: Đó chính là tâm trạng, tính khí của người lãnh đạo.
Cảm xúc của lãnh đạo có sức lan tỏa rất mạnh. Nó lan truyền khắp tổ chức giống như một luồng điện. Những ông chủ hay ngã lòng, phiền muộn hoặc thô lỗ thường tạo ra những tổ chức “bị nhiễm độc” với những con người kém cỏi và tiêu cực. Nhưng nếu bạn là một lãnh đạo lạc quan vui vẻ và truyền cảm hứng, bạn sẽ giúp tạo ra những nhân viên tích cực – những người có thể chế ngự và giải quyết được thách thức cam go nhất.
Lãnh đạo về cảm xúc không phải là tạo cho mình một khuôn mặt cảm xúc giả tạo, mà là hiểu được ảnh hưởng của mình đối với người khác để sau đó có những điều chỉnh về tâm trạng và thái độ sao cho phù hợp. Đây có thể coi là một quá trình tự khám phá khó khăn, song lại rất cần thiết trước khi bạn thực hiện trách nhiệm lãnh đạo của mình.
2. Quản lý thời gian
Ông chủ của tập đoàn HP đã chia thời gian một ngày làm việc của mình như sau: 20% thời gian để tiếp khách hàng, 35% thời gian để tham gia các hội nghị, 10 % để nghe và gọi điện thoại, 5% để xem xét các văn bản giấy tờ. Thời gian còn lại, ông dành cho các mối quan hệ không liên quan đến công việc như tiếp các nhà báo, tham gia các cuộc chiêu đãi hoặc các buổi gặp mặt doanh nghiệp do tổng thống chủ trì… Đương nhiên, ông còn dành khoảng thời gian để xử lý các tình huống đột xuất xảy ra như việc gia đình hay bạn bè
Khi quản lý tốt thời gian, bạn sẽ gần như không bao giờ rơi vào cảnh “ nước tới chân mới nhảy”. Bạn không bị căng thẳng vì rơi vào “hạn chót”, hiệu quả công việc của bạn luôn ở mức cao. Bạn làm việc chính xác hơn, đầy đủ hơn. Bạn sẽ thăng tiến nhanh hơn, mục tiêu của bạn sẽ hoàn thành sớm hơn.
Sử dụng hệ thống quản lý thời gian có thể giúp bạn theo dõi được tất cả những việc bạn cần phải làm, sắp xếp và đặt ưu tiên cho công việc, và phát triển một kế hoạch hợp lý để hoàn thành. Một hệ thống tích hợp giống như keo dính tất cả những thói quen quản lý thời gian tốt nhất lại trong một hệ thống.
3. Quản lý các ưu tiên
Bạn không biết cách quản lý các ưu tiên? công việc của bạn sẽ luôn áp lực và giảm hiệu suất. Đặc biệt với vị trí ở giữa một tổ chức, bạn sẽ có một núi công việc cần xử lý. Một đề xuất cách quản lý do Tổng thống Mỹ thứ 34 Dwight D.Eisehower nghĩ ra. Ông đã sử dụng rất hiệu quả với lịch làm việc bận rộn của mình. Ông đề xuất dùng ma trận để sắp xếp công việc (Ma trận Eisenhower)
Chia công việc của mình thành 4 cấp độ:
P1: Quan trọng, khẩn cấp
P2: Quan trọng, không khẩn cấp
P3: Không quan trọng, khẩn cấp
P4: Không quan trọng, không khẩn cấp
Để sắp xếp công việc vào 4 cấp độ trên, bạn cần tự trả lời 2 câu hỏi:
+ Việc này có quan trọng không?
+ Nó có khẩn cấp không?
Ma trận Eisenhower. Nguồn ảnh: Internet
Có thể bạn sẽ gặp khó khăn trong thời gian đầu thực hiện nhưng bạn cần học cách giao quyền, tính kỷ luật, và phải “ nhẫn tâm” khi quyết định đâu là việc không nên làm. Thích làm một số công việc không có nghĩa phải đưa nó vào danh sách việc cần làm. Hãy chỉ làm những việc có thể giúp bạn phát triển khả năng hoặc những việc cấp trên yêu cầu đích thân bạn làm. Tất cả những công việc còn lại đều là ứng viên cho danh sách những việc để sau, hoặc không nên làm của bạn.
4. Quản lý Năng lượng
Đây là thành tố đầu tiên và cũng là thành tố nền tảng nhất để làm việc hiệu quả. Nếu không có năng lượng, rất khó để bạn thực hiện chỉnh chu bất cứ một điều gì. Hãy tưởng tượng bạn đã sắp xếp cho một tuần làm việc một cách hoàn hảo và chi tiết, bạn biết lúc nào thì mình nên làm gì, duy chỉ có một điều rằng bạn đang thiếu ngủ trong suốt 2 ngày trước đó, ngoài ra bạn ăn uống không đều đặn và hay dùng thức ăn nhanh để chữa cháy, bên cạnh đó bạn ít khi nào vận động cơ thể của mình. Bạn nghĩ xem liệu mình có thể thực hiện theo kế hoạch bạn đã đề ra hay không? Nhiều khả năng là không thể do mức năng lượng của bạn lúc này đang ở trong tình trạng rất thấp.
Hãy đảm bảo mình có đủ năng lượng để thực hiện công việc với sự tập trung và xuất sắc.
5. Quản lý suy nghĩ
Khi bạn muốn trở nên xuất sắc, hãy biết cách quản lý sự bận rộn quanh mình. Nếu bạn thấy nhịp độ cuộc sống quá gấp gáp và không có phút nào để suy nghĩ trong cả ngày làm việc, hãy tạo thói quen viết nhanh ra giấy 3 đến 4 điều cần đầu tư thời gian để tìm cách giải quyết. Sau đó tìm thời gian thích hợp để suy nghĩ về những điều đó.
Việc suy nghĩ chỉ mất khoảng 30 phút mỗi ngày, hoạc bạn có thể lưu lại những điều đó trong một tuần và dành thời gian xử lý trong ngày thứ 7, miễn sao đừng để quá lâu đến nỗi nó làm bạn nản lòng và sợ hãi.
Hãy nhớ một nguyên tắc: 1 phút> 1 giờ. Một phút suy nghĩ đáng giá hơn một giờ nói chuyện phiếm hay làm việc không có kế hoạch.
6. Quản lý lời nói
Hãy quan sát những việc bạn làm và suy nghĩ về những gì bạn nói ở mọi thời điểm bởi vì mọi hành vi của bạn có tác động và ảnh hưởng lớn lao đến nhóm của bạn. Đó là lời khuyên của Marshall Goldsmith – chuyên gia hàng đầu về lĩnh vực quản lý và lãnh đạo cho CEO của các tổ chức trong cư xử đối với nhân viên và tổ chức của mình.
Hãy sử dụng ngôn từ hiệu quả nhất. Nếu bạn muốn lời nói của mình có sức nặng, hãy để tâm nhiều hơn đến chúng. Nếu bạn quản lý tư duy và tận dụng hiệu quả khoảng thời gian tập trung suy nghĩ, kỹ năng quản lý lời nói của bạn sẽ tiến bộ trông thấy.
Đối với cấp trên, nếu bạn có điều gì đáng nói, hãy nói ngắn gọn và súc tích. Nếu không có gì đáng nói, đôi khi việc tốt nhất nên làm là giữ yên lặng. Đối với cấp dưới, hãy biết quản lý cảm xúc và dùng những lời lẽ tế nhị, đấy là cách thông minh để mong nhận lại được sự tôn trọng, kính nể và có được sự cố gắng từ nhân viên.
