Nhân viên điều hành là một mắt xích quan trọng trong ekip để lên kế hoạch và tổ chức tour du lịch cho khách hàng thành công. Vậy điều hành tour là như thế nào? Công việc cụ thể của các nhân viên điều hành là gì? Cùng Worklink khám phá những khía cạnh của công việc thú vị này qua bài viết dưới đây nhé.
Nhân viên điều hành tour là gì?
Nhân viên điều hành tour là người trực tiếp lên kế hoạch, tổ chức và điều hành các chuyến đi du lịch mang đến trải nghiệm cho khách hàng.
Trách nhiệm của họ bao gồm mọi khía cạnh cần thiết cho một chuyến đi, như lên lịch trình, xử lý thủ tục nhập cảnh, phương tiện đi lại, nơi ở, ăn uống, địa điểm giải trí, và các hoạt động liên quan khác…
Ngoài ra, nhân viên điều hành tour còn đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối các bộ phận và các phần khác nhau của chuyến đi, nhằm tạo ra một tour du lịch chất lượng mà mọi yếu tố đều hoạt động một cách hài hòa.
Công việc của một nhân viên điều hành
Mặc dù hoạt động trong môi trường văn phòng, nhưng nhân viên điều hành tour đảm nhận một lượng công việc đáng kể và quan trọng không kém bất kỳ vị trí nào khác trong ngành du lịch. Công việc của họ bao gồm:
- Tìm Kiếm và Lựa Chọn Điểm Đến và Hoạt Động: Nghiên cứu và chọn lựa các điểm đến, khách sạn, và các hoạt động giải trí để xây dựng một chương trình tour hấp dẫn và đáp ứng tối đa nhu cầu của du khách.
- Chuẩn Bị và Điều Phối Các Hoạt Động Trong Tour: Tổ chức và điều phối mọi hoạt động trong tour, bao gồm đón tiếp khách, di chuyển, thăm quan, ăn uống, mua sắm, giải trí, và các hoạt động khác.
- Tổ Chức Lịch Trình và Phương Tiện Di Chuyển: Quản lý lịch trình, đặt phòng khách sạn, homestay và đảm bảo di chuyển suôn sẻ từ nơi xuất phát đến các điểm du lịch.
- Hỗ Trợ Khách Hàng: Hỗ trợ du khách trong việc chọn tour, giải đáp thắc mắc, và cung cấp lời khuyên hữu ích.
- Giải Quyết Sự Cố Trong Tour: Phối hợp với hướng dẫn viên để giải quyết nhanh chóng và hiệu quả mọi vấn đề xuất phát trong tour, đảm bảo sự thoải mái và an toàn cho du khách.
- Quản Lý Chi Phí và Tối Ưu Hóa Ngân Sách: Điều chỉnh chi phí và tối ưu hóa ngân sách để giảm thiểu chi phí và tăng doanh thu cho công ty.
- Xây Dựng và Duy Trì Mối Quan Hệ Đối Tác: Thiết lập và duy trì mối quan hệ tốt với các đối tác như khách sạn, nhà hàng, và công ty vận chuyển.
- Lập Báo Cáo Hoạt Động: Tạo và bảo dưỡng các báo cáo hàng tuần, hàng tháng, và hàng quý để thông báo về hoạt động du lịch của công ty đến cấp quản lý.
Kỹ năng cần có của một nhân viên điều hành tour
Những kỹ năng cần có của nhân viên điều hành tour để phát triển trong nghề bao gồm:
Khả Năng Giao Tiếp Tốt:
-Truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và chính xác trong bản kế hoạch chuyến đi.
-Giao tiếp hiệu quả với hướng dẫn viên du lịch và du khách để đảm bảo thông tin được truyền đạt đúng cách.
Khả Năng Xử Lý Vấn Đề Tốt:
-Linh hoạt xử lý vấn đề để giải quyết các sự cố phát sinh trong quá trình tour.
-Bình tĩnh và tự tin đối mặt với những tình huống khẩn cấp.
Khả Năng Chịu Áp Lực Tốt:
-Đặt du khách làm trọng tâm, đáp ứng nhu cầu và mong muốn của họ.
-Chịu áp lực tốt trong môi trường làm việc với khối lượng công việc lớn.
Ngoại Ngữ Là Ưu Điểm Lớn:
Thành thạo ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh để phục vụ du khách quốc tế.
Ngoại ngữ là lợi thế giúp tăng cường khả năng giao tiếp và mở rộng khả năng làm việc trên thị trường quốc tế.
Những kỹ năng này không chỉ giúp nhân viên điều hành tour hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả mà còn tạo ra trải nghiệm tích cực cho du khách, từ đó nâng cao uy tín cá nhân và công ty du lịch mà họ đại diện.
