Cuối năm, cơ quan thuế thường hay có lịch “thăm” doanh nghiệp. Các nhân viên của họ sẽ đi thành từng nhóm 2-3 người hoặc nhiều hơn nữa tùy theo khối lượng công việc. Mỗi người họ sẽ kiểm tra từng mục thuế khác nhau nên nếu chúng ta không muốn bị bối rối bởi hàng tá câu hỏi của họ thì nên sắp xếp hồ sơ trước để không rơi vào tình huống bị động. Đây là việc của bên phòng kế toán, tuy nhiên thì trong kiểm tra thuế có mục kiểm tra Thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Thuế TNDN là loại thuế mà liên quan đến toàn bộ hệ thống tài chính kế toán của doanh nghiệp, nên hồ sơ của loại thuế này chính là toàn bộ sổ sách kế toán, tài liệu kế toán của doanh nghiệp. Vì thế trong bộ hồ sơ chuẩn bị sẽ có bộ hồ sơ liên quan đến Nhân sự.
Doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ trước để không bị bối rối khi cơ quan thuế đến kiểm tra
Chúng ta nên chuẩn bị hồ sơ nhân sự và sắp xếp như sau:
– Hợp đồng lao động
– Hồ sơ cá nhân lao động
– Bảng lương, bảng trích nộp bảo hiểm cho người lao động
– Bảng đối chiếu bảo hiểm với cơ quan bảo hiểm
– Hồ sơ các khoản nợ giữa cá nhân người lao động và công ty
– Biên bản kiểm tra về lao động (nếu có)
– Quyết định tuyển dụng, quyết định chức danh, quyết định tiếp nhận, quyết định lương
– Tài liệu, hồ sơ đào tạo nhân sự
Ngoài ra, thuế sẽ còn kiểm tra về thuế thu nhập cá nhân. Một số nơi thì Kế toán phụ trách mảng này, một số nơi thì Nhân sự. Tuy nhiên khi kiểm tra hạng mục này thì sẽ phải có sự phối hợp của 2 phòng. Do vậy Nhân sự cũng cần chuẩn bị trước. Các hồ sơ tài liệu cần chuẩn bị:
– Hợp đồng lao động (để xem xét việc trả lương Gross hay là lương Net, mức lương, các khoản phụ cấp và các chế độ khác…), Hồ sơ nhân sự (để chắc chắn nhân sự đó có tồn tại thật tại công ty)
– Quyết định lương, quyết định tăng lương, quy chế lương công ty
– Bảng lương và các chứng từ thanh toán lương, kèm một file excel tổng hợp từng năm về tổng thu nhập, tổng thuế phải nộp, đã nộp
– Thẻ lương nhân viên có chữ ký của người nhận, UNC chuyển lương qua Ngân hàng
– Các biên lai khấu trừ thuế cho các lao động không ký hợp đồng, các lao động nghỉ việc giữa năm
– Tờ khai đăng ký giảm trừ gia cảnh có xác nhận của cơ quan thuế của từng nhân viên
– Bản sao công chứng hộ chiếu, visa của các cá nhân người nước ngoài
– Các ủy quyền quyết toán thuế của các lao động quyết toán thuế tại doanh nghiệp
– Các giấy tờ khác liên quan
Thông thường, cơ quan thuế sẽ gửi quyết định kiểm tra trước 2-3 tháng. Vì vậy, doanh nghiệp sẽ có 2-3 tháng để chuẩn bị và hoàn thiện hồ sơ.
Bài viết tham khảo: Doanh nghiệp có phải đóng kinh phí công đoàn không ?
