Các bước xây dựng quy trình quản lý hiệu quả
Bước 1: Lập kế hoạch
Lập kế hoạch là bước quan trọng nhất trong quy trình quản lý hiệu suất, giống như xây dựng nền móng cho ngôi nhà, tạo nền tảng vững chắc cho doanh nghiệp. Các cấp quản lý cần thống nhất về các mục tiêu cần đạt được và kế hoạch thực hiện.
Sau khi xác định được mục tiêu chung, doanh nghiệp cần công khai và minh bạch thông báo đến toàn bộ nhân viên. Các mục tiêu thường liên quan đến việc mở rộng thị trường, tăng doanh thu, lợi nhuận và phát triển nguồn nhân lực. Các mục tiêu này cần gắn liền với định hướng phát triển lâu dài của doanh nghiệp.
Để lập kế hoạch hiệu quả, doanh nghiệp có thể tham khảo mô hình SMART, giúp lên kế hoạch phát triển dựa trên thực tế và các yếu tố nội tại của doanh nghiệp. SMART bao gồm các tiêu chí:
- Cụ thể (Specific)
- Có thể đo lường được (Measurable)
- Mang tính khả thi (Attainable)
- Thực tế (Relevant)
- Có thời hạn hoàn thành (Time-bound)
Bước 2: Thực hiện kế hoạch
Dựa trên các mục tiêu đã xác định, các cấp quản lý sẽ phân công công việc cho các bộ phận, phòng ban và cá nhân. Các công việc sau đó sẽ được tiến hành theo kế hoạch và đúng thời hạn.
Bước 3: Theo dõi tiến độ
Trong quá trình thực hiện mục tiêu, hiệu suất làm việc của nhân viên có thể bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố. Do đó, các cấp quản lý cần thực hiện các bước sau để đảm bảo tiến độ được theo dõi chặt chẽ:
Giám sát định kỳ: Thực hiện hàng tháng hoặc hàng quý để đảm bảo rằng toàn bộ nhân viên đang làm việc đúng tiến độ. Chu kỳ giám sát không nên quá dài để tránh làm giảm hiệu quả giám sát và kịp thời khắc phục các vấn đề phát sinh.
Hỗ trợ nhân viên: Giúp đỡ nhân viên một cách nhiệt tình để đạt được kết quả tốt nhất. Giám sát không nên trở thành áp lực mà nên giúp phát hiện và giải quyết kịp thời các khó khăn.
Điều chỉnh mục tiêu: Khi thị trường có thay đổi, điều chỉnh mục tiêu để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng kế hoạch và phù hợp với tình hình mới.
Bước 4: Đánh giá hiệu quả
Bước cuối cùng là đánh giá và phản hồi để ghi nhận hiệu suất làm việc của từng nhân viên. Các câu hỏi đánh giá có thể bao gồm:
1.Kết quả có phù hợp với tình hình thực tế không?
2.Kết quả có liên kết với mục tiêu chung của công ty không?
3.Nhân viên có học hỏi thêm kỹ năng mới không?
4.Nhân viên có đạt thành tích và nỗ lực không?
5.Có cần điều chỉnh mục tiêu trong tương lai không?
6.Cần cải thiện công việc hoặc khía cạnh nào?
Các nhà quản lý cũng cần trao tặng phần thưởng công bằng và minh bạch để khích lệ tinh thần làm việc và tăng động lực cho nhân viên. Với những nhân viên chưa đạt hiệu quả, quản lý nên phản hồi và hỗ trợ họ giải quyết khó khăn, giúp họ cảm thấy được trọng dụng.
