Là một phần của quy trình tuyển dụng, quy trình phỏng vấn là yếu tố quan trọng quyết định đến kết quả tuyển dụng tại doanh nghiệp. Trong bài viết này, Worklink sẽ chia sẻ về những điểm cơ bản của một quy trình phỏng vấn nhân sự tại doanh nghiệp.
QUY TRÌNH PHỎNG VẤN LÀ GÌ?
Quy trình phỏng vấn là hệ thống các bước nhà tuyển dụng tương tác, tiếp xúc trực tiếp với các ứng viên để đưa ra những đánh giá về mức độ phù hợp với vị trí và doanh nghiệp. Thông thường, ở mỗi doanh nghiệp đều sẽ xây dựng quy trình riêng, phù hợp với lĩnh vực kinh doanh, chuyên môn và cơ chế đặc thù. Tuy nhiên về cơ bản, các quy trình phỏng vấn đều dựa trên các bước cơ bản bao gồm:
- Sàng lọc hồ sơ và phỏng vấn qua điện thoại
- Phỏng vấn trực tiếp tại công ty
- Phỏng vấn chuyên sâu
QUY TRÌNH PHỎNG VẤN
Với nhà tuyển dụng, quy trình phỏng vấn sẽ được thiết lập theo khung hoàn chỉnh, áp dụng trong hầu hết các buổi phỏng vấn tại doanh nghiệp. Với mỗi giai đoạn, các chuyên viên tuyển dụng (HR) cần đảm bảo thực hiện đầy đủ để tránh những sai sót đáng tiếc.
TRƯỚC PHỎNG VẤN:
Trước phỏng vấn, nhà tuyển dụng cần chuẩn bị các đầu việc cần làm theo danh sách dưới đây:
- Thông báo về thời gian tham gia phỏng vấn đến những người có có liên quan và trưởng phòng nhân sự
- Gửi email mời phỏng vấn cho ứng viên, cung cấp các thông tin quan trọng như địa chỉ, hồ sơ, giấy tờ cần cần chuẩn bị,…
- Đặt phòng họp, chuẩn bị các trang thiết bị cần thiết trong buổi phỏng vấn
- Chuẩn bị một số tài liệu, CV của ứng viên.
- Thông báo lại cho ứng viên về lịch hẹn phỏng vấn, xác nhận ứng viên có tham gia hay không
TRONG BUỔI PHỎNG VẤN
Trong vòng phỏng vấn, quy trình này thường sẽ tiến hành theo các bước sau:
Bước 1: Giới thiệu về doanh nghiệp và quy trình buổi phỏng vấn
Thông thường, nhà tuyển dụng sẽ bắt đầu buổi phỏng vấn với các thông tin cơ bản về doanh nghiệp (thành phần tham dự, giới thiệu tổng quan về doanh nghiệp và vị trí tuyển dụng). Đồng thời, ở bước này, HR cũng sẽ giới thiệu về quy trình phỏng vấn để ứng viên nắm được thông tin.
Bước 2: Đặt câu hỏi
Sau khi giới thiệu tổng quan về doanh nghiệp và quy trình phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ đặt câu hỏi cho ứng viên. Có 2 dạng câu hỏi phổ biến bao gồm:
- Câu hỏi xác minh: dùng để xác định lại thông tin ứng viên ghi trong CV để kiểm tra đối chiếu.
- Câu hỏi đánh giá: bộ câu hỏi này dùng để doanh nghiệp đánh giá năng lực, kinh nghiệm, khả năng làm việc, phản xạ và tính phù hợp của ứng viên đối với doanh nghiệp.
Đắc biệt, để đảm bảo tính chuyên nghiệp, quy trình này tại các doanh nghiệp cần có bộ câu hỏi riêng đồng nhất và chuyên nghiệp.
Bước 3: Giải đáp thắc mắc của ứng viên
Sau bước nhà tuyển dụng đặt câu hỏi, đây là bước ứng viên đặt câu hỏi cho nhà tuyển dụng về các thắc mắc liên quan đến các vấn đề trong quá trình trao đổi. Các câu hỏi có thể liên quan đến quyền lợi, quy định doanh nghiệp, yêu cầu công việc, …
Bước 4: Kết thúc phỏng vấn
Kết thúc buổi phỏng vấn, thông thường, nhà tuyển dụng sẽ gửi lại lời cảm ơn để kết thúc quy trình này. Trong bước này, nhà tuyển dụng thường sẽ thông báo cho ứng viên về kênh sử dụng để liên hệ thông báo kết quả phỏng vấn.
Bước 5: Đánh giá phỏng vấn
Trong bước này, HR có thể sử dụng 3 hệ thống đánh giá sau:
- Đánh giá & phân tích tổng thể: Với hệ thống này, nhà tuyển dụng có thể đưa ra những đánh giá tổng quan nhất để xác định ứng viên đó đủ chiêu chuẩn hay bị loại.
- Sử dụng thang đánh giá: Sử dụng thang đánh giá 1-5 hoặc 1-10 để đánh giá từng kỹ năng của ứng viên (Ứng với mức độ: Kém- Xuất sắc)
- Thang đánh giá chi tiết: Đây là thang đánh giá chuyên sâu hơn, giúp nhà tuyển dụng hiểu chi tiết về ứng viên của mình. Có thể kể đến thang đo hành vi BARS giúp đánh giá kỹ năng làm việc nhóm của ứng viên qua thang điểm và các ghi chú đính kèm để kết quả khách quan và chính xác hơn.
SAU PHỎNG VẤN
Sau phỏng vấn, bộ phận HR cần xác định danh sách các ứng viên Đạt và Không Đạt. Với các ứng viên Đạt, cần gửi thư mời nhận việc với mẫu job offer đầy đủ thông tin cần thiết và hướng dẫn cụ thể. Với các ứng viên Không Đạt, nhà tuyển dụng nên gửi email cảm ơn và bày tỏ sự trân trọng vì họ đã quan tâm đến vị trí công việc và tham gia phỏng vấn. Điều này giúp doanh nghiệp tăng được thiện cảm, nâng cao trải nghiệm ứng viên và tạo được dấu ấn về một thương hiệu tuyển dụng chuyên nghiệp.
Trên đây là những thông tin cơ bản về quy trình phỏng vấn. Mong rằng, bài viết này có thể cung cấp những thông tin hữu ích cho bạn về quy trình quan trọng trong tuyển dụng- quy trình phỏng vấn.
