Khi phải nhận tới gần 150 email công việc mỗi ngày, bạn đã gần như phát điên rồi. Nhưng con số này sẽ còn tăng theo cấp số nhân nếu bạn là lãnh đạo một công ty. Vì vậy, hãy học cách quản lý hòm thư của Tim Cook, Bill Gates và nhiều doanh nhân thành đạt khác dưới đây.
Hình ảnh minh họa
1. Jeff Bezos – CEO Amazon
Khi một khách hàng email cho Bezos để phàn nàn về một điều gì đó, ông thường chuyển tiếp cho người phụ trách kèm theo dấu “?”. Nhân viên Amazon mỗi lần nhận thư như vậy đều có cảm giác đang ôm bom nổ chậm. Họ sẽ phải giải quyết mọi vấn đề trong vài giờ, và chuẩn bị lời giải thích hợp lý cho việc đã xảy ra. Email trả lời sẽ được sếp trực tiếp của họ xem xét trước, rồi mới chuyển lên cho Bezos.
2. Jeff Weiner – CEO LinkedIn
Nguyên tắc vàng của việc quản lý email, theo Weiner, là nếu không muốn nhận nhiều thì gửi ít thôi. “Mỗi một email lại liên quan đến rất nhiều người, tôi phải trả lời email đó, rồi đọc phản hồi của những người được thêm vào trong luồng mail, rồi cứ gửi qua gửi lại, thêm người nọ người kia. Khi nhận ra vấn đề này, tôi đã thử không viết email, trừ phi thật cần thiết. Và thế là số email giảm đi rõ rệt, hòm thư cũng lâu đầy hơn. Từ đó về sau, tôi luôn cố gắng duy trì thói quen này”, ông cho biết.
3. Tony Hsieh – CEO Zappos
Hsieh có một đội 4 – 5 người chuyên xử lý các email. Họ được ví như các Ninja email vậy.
4. Tim Cook – CEO Apple
Cook thức dậy lúc 3h45 sáng và nhận được khoảng 700-800 email mỗi ngày. Ông từng cho biết trên ABC rằng mình đọc phần lớn các email này và là người cuồng công việc.
5. Bill Gates – cựu CEO Microsoft
Năm 2013, Gates từng cho biết ông chỉ nhận khoảng 40-50 email mỗi ngày. “Tôi đọc một số, và tối lại đọc tiếp. Phải đảm bảo rằng nếu bạn hoãn làm điều gì, thì sau đó nhớ quay lại”, ông giải thích.
6. Arianna Huffington – đồng sáng lập tờ Huffington Post
Huffington có 3 quy tắc về email:
– Không email trong nửa tiếng trước khi đi ngủ
– Không email ngay khi ngủ dậy
– Không email khi đang chơi với các con
“Lần cuối cùng mẹ tôi nổi giận với tôi, trước khi mất, là khi bà thấy tôi vừa đọc email vừa nói chuyện với lũ trẻ. Sự kết nối hời hợt với cả thế giới có thể khiến chúng ta khó gần gũi với những người thân yêu nhất”, bà cho biết trong một cuốn sách.
7. Eric Schmidt – Chủ tịch Google
Schmidt trả lời email rất nhanh. Trong cuốn sách “Google hoạt động như thế nào”, ông cho biết: “Phần lớn những người giỏi và bận rộn nhất mà chúng tôi biết đều trả lời email nhanh lắm, không chỉ với email của một vài người, mà là tất cả”.
Kể cả trong trường hợp câu trả lời đơn giản là “Đã hiểu”, Schmidt cho biết thao tác nhanh nhẹn cũng sẽ giúp tạo mối quan hệ tốt đẹp giữa mọi người.
