Có thể bạn luôn mang theo mình một “danh sách việc cần làm”, nhưng đã bao giờ bạn nghe về một “danh sách việc không làm”? Các CEO và chuyên gia cho biết danh sách này là một ý tưởng tốt để nâng cao năng suất làm việc, vì nó cho bạn thêm nhiều thời gian rảnh để phân bổ cho những vấn đề thực sự quan trọng.
Hình ảnh minh họa
Nghe có vẻ rất hay, nhưng nên viết gì trong danh sách ấy?
Inc. đã tổng hợp 9 thói quen xấu mà các doanh nhân hay gặp phải cần được loại bỏ ngay được Tim Ferriss – tác giả của nhiều tựa sách kinh doanh bán chạy chỉ ra. Tuy nhiên, việc loại bỏ tất cả cùng một lúc sẽ khiến nhiều người bị ngợp, ông Ferriss nhận định. Hãy bắt đầu từng bước một, bạn sẽ thấy thời gian rảnh được dôi ra đáng kể.
Đừng trả lời cuộc gọi từ số lạ
Đầu tiên, cuộc gọi sẽ làm gián đoạn sự tập trung của bạn, khiến bạn mất nhiều thứ hơn là thời gian và sức lực phục vụ cho cuộc nói chuyện.
Thứ hai, cũng quan trọng hơn, thường những cuộc gọi như thế này không được bạn chuẩn bị trước, bạn sẽ phải suy nghĩ để sắp xếp ý tứ lúc nói chuyện, một việc tốn nơ-ron thần kinh.
Tốt nhất, Ferriss khuyên bạn nên đợi cuộc gọi chuyển sang dạng tin thoại và nghe lại tin nhắn này sau đó.
Đừng gửi email ngay vào sáng sớm và lúc tối muộn
“Gửi email vào sáng sớm sẽ phá vỡ quy luật ưu tiên các nhiệm vụ của bạn trong cả ngày, còn gửi vào tối muộn chỉ khiến bạn mất ngủ mà thôi”, ông khẳng định. Theo ông, nên gửi email vào khoảng sau 10 giờ sáng, hoặc sau khi bạn hoàn thành ít nhất một nhiệm vụ quan trọng khác.
Đừng tham gia các buổi họp không có thời gian biểu rõ ràng
“Nếu mục tiêu được xác định rõ, biên bản họp bao gồm cả chủ đề, các câu hỏi cần thảo luận, thì không cuộc họp nào kéo dài hơn 30 phút”, ông Ferriss khẳng định. “Vì vậy, hay yêu cầu họ lên kế hoạch trước để bạn có thể chuẩn bị tốt nhất và sử dụng hợp lý thời gian của tất cả mọi người”.
Đừng nghe mọi người kể lể
Nghe có vẻ hơi khắc nghiệt, nhưng điều này là cần thiết, ông Ferriss nhấn mạnh. “Những câu chuyện vặt tốn rất nhiều thời gian. Khi mọi người bắt chuyện với bạn và kể về kỳ nghỉ cuối tuần của họ, hãy ngắt lời họ một cách lịch sự, ví dụ như: ‘Mình đang hơi bận tí, nhưng có chuyện gì hay à?’”.
Tuy nhiên, nhớ rằng không phải ai cũng đồng ý với điều này, và đương nhiên không nên áp dụng với tất cả mọi trường hợp.
Đừng check email liên tục
Cứ mặc kệ nó và chỉ check theo số lần đã tự xác định, (cá nhân ông Ferriss chỉ check mail hai lần một ngày). “Hộp thư của bạn cũng giống như một loại cocaine vậy, đừng để gây nghiện vì nó”, ông khuyên. Bạn có thể dùng một số công cụ trả lời trực tiếp để giúp phản hồi thư.
Không giành quá nhiều thời gian cho các khách hàng không tiềm năng
Hãy dùng quy luật phân tích 80 – 20 đối với khách hàng của bạn, ông khuyên. 20% khách hàng nào tạo ra 80% lợi nhuận của bạn? Hãy đầu tư thời gian cho thành phần này, còn với 80% khách mang lại 20% lợi nhuận còn lại, hay giảm bớt thời gian phục vụ họ và đưa ra một sự thay đổi về mặt chính sách.
Vậy chính sách mới là gì? Theo ông Ferriss, có thể viết email gửi đến các khách hàng hầu như không mang lại lợi nhuận, nêu rõ quy định về số lượng cuộc gọi cho phép đến công ty và thời gian công ty sẽ trả lời cuộc gọi.
Quy định này có thể làm một số khách hàng bực dọc, nhưng ai quan tâm chứ? Ông Ferriss khẳng định. Hãy chuyển họ tới các nhà cung cấp khác nếu họ không vừa lòng với chính sách mới này. “Thỉnh thoảng bạn cũng cần sa thải khách hàng”, ông khẳng định.
Đừng làm việc thêm để khắc phục tình trạng quá bận bịu
Làm việc hết tốc lực không phải là cách giải quyết trong trường hợp ngập đầu với công việc. Lúc đó, bạn nên ngồi lại và phân loại nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên, điều gì cần làm trước thì làm trước.
Nếu việc này khiến bạn sau đó phải gọi điện xin lỗi vài người hay trả thêm một khoản phí tổn nhỏ do muộn, thì cũng nên chấp nhận, vì bạn đã hoàn thành được những việc quan trọng hơn trước đó. “Nếu bạn không có thời gian, thì bạn chẳng có quyền ưu tiên cái gì, vì vậy hãy động não nhiều hơn chứ đừng làm việc nhiều hơn”, ông nói.
Đừng làm nô lệ cho công nghệ 24/7
Ít nhất 1 ngày trong tuần bạn nên để điện thoại ở một nơi bạn sẽ không ngó đến. Nếu bạn vã mồ hôi khi chỉ mới đọc dòng này, có thể bạn là người cần làm việc này đầu tiên trong danh sách.
Công việc không thể lấp đầy khoảng trống của các mối quan hệ và hoạt động ngoài đời thường. “Công việc không phải là cuộc sống”, ông nhấn mạnh.
Nói nghe có vẻ dễ, nhưng không phải ai cũng làm được việc này. Nếu bạn cố gắng hết sức để mang về một khách hàng mới cho công ty, hãy cố gắng tương tự để mang về một kỳ nghỉ hạnh phúc cho bản thân và những người thân yêu.
Bài viết tham khảo: Phương pháp giúp tăng hiệu suất công việc lên 4 lần
