Hiện nay, làm việc theo nhóm là một xu hướng tất yếu trong mọi ngành nghề của xã hội. Sự phổ biến của hình thức lao động này là do tính hiệu quả mà nó mang lại cho một tập thể cũng như cho riêng từng cá nhân. Tuy nhiên, không phải nhóm làm việc nào cũng đạt được thành công như mong muốn. Vậy liệu nhóm của bạn có là một nhóm làm việc hiệu quả? Hãy thử đánh giá dựa trên 12 tiêu chí dưới đây.
Hình ảnh minh họa
1. Hoàn thành công việc đúng thời hạn
Nếu không hoàn thành công việc đúng thời hạn, bạn có thể làm đình trệ công việc của cả nhóm. Một người làm việc theo nhóm hiệu quả là người mà những thành viên khác trong nhóm có thể dựa vào và tin tưởng được.
2. Làm việc vô tư, ngay thẳng
Để làm việc theo nhóm hiệu quả, bạn không nhất thiết phải làm theo chỉ đạo của trưởng nhóm mà cần có ý kiến đóng góp riêng, nhất là những ý kiến mang tính xây dựng, để cả nhóm cùng tiến lên.
3. Thích nghi nhanh chóng
Trong công ty, bạn có thể tham gia một vài nhóm khác nhau, mỗi nhóm lại tập trung vào những mục tiêu nhất định. Chính vì vậy, khả năng thích nghi nhanh chóng là một phẩm chất cần thiết của một người làm việc theo nhóm.
4. Tôn trọng phong cách làm việc của đồng nghiệp
Trong một nhóm, mỗi người thích làm việc theo một cách khác nhau. Nhóm làm việc tốt nhất sẽ có sự hòa trộn của nhiều phong cách. Một người có khả năng làm việc theo nhóm tốt là người có thể hiểu và tôn trọng phong cách làm việc của người khác.
5. Phân công nhiệm vụ phù hợp với khả năng
Nhiều nhà quản trị chưa nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này. Phân công nhiệm vụ phù hợp với khả năng và động cơ của từng thành viên, đó là một sự đảm bảo chắc chắn cho các nhiệm vụ được hoàn thành hiệu quả nhất. Khi đặt một người vào đúng vị trí của họ, trao cho họ vũ khí sở trường, công việc đảm bảo sẽ được thực hiện rất xuất sắc. Bạn có thể giúp các nhân viên tự khám phá ra động cơ làm việc và khả năng của họ bằng cách phỏng vấn, giao việc, thử trình độ.
6. Đảm bảo sự cân bằng
Một dự án luôn thực hiện rất nhiều hoạt động. Vì vậy, trong nhóm phải có đầy đủ các nhóm viên chuyên gia trong từng lĩnh vực (tư vấn, phân tích, chuyên gia IT…). Rắc rối trong ở khâu nào sẽ có người giải quyết ngay khâu ấy, không để dự án bị ngưng giữa trừng. Sự cân bằng trong tính cách giữa các cá nhân cũng cần đảm bảo, điều này sẽ thúc đẩy mối quan hệ tốt đẹp trong nhóm. Luôn đề cao tinh thần tập thể, lựa chọn thành viên có chuyên môn cao đồng thời với khả năng thích ứng và linh hoạt với công việc cũng như với những người khác.
7. Kiểm soát và điều chỉnh kịp thời
Là nhóm trưởng, bạn phải sâu sát mọi hoạt động của nhóm để có những điều chỉnh hợp lý. Không chỉ điều chỉnh công việc, bạn còn phải điều chỉnh mối quan hệ giữa các nhóm viên, kịp thời phát hiện những mâu thuẫn nội bộ để hóa giải, không để chúng ảnh hưởng đến công việc. Sự tự ý thức trong nhóm là điều cốt yếu, các thành viên cần thường xuyên đóng góp ý kiến, trình bày quan điểm của mình. Các buổi thảo luận công khai, có quy mô là rất cần thiết.
8. Gây dựng lòng tin
Không nên “vạch lá tìm sâu” hay tùy tiện khiển trách thành viên trong nhóm. Bên cạnh đó, việc biểu dương các thành tích, dù là nhỏ và đánh giá cao sự đóng góp của các thành viên sẽ thiết lập được sự thi đua và tính thân thiết trong nhóm. Hãy chấp nhận sai sót của mọi người, coi đó như một cách để họ học hỏi. Chắc chắn về vai trò và trách nhiệm của từng người để giao nhiệm vụ cho họ. Một nhà quản trị giỏi phải biết cân bằng giữa sức mạnh của từng cá nhân với sức mạnh của tập thể.
9. Chặt chẽ trong công việc và thân mật với mọi người
Tạo cơ hội cho các thành viên phát huy tối đa khả năng của mình. Sự hoàn thiện của mỗi cá nhân sẽ đóng góp cho thành công của cả nhóm. Động viên các thành viên trong nhóm khi họ gặp phải thất bại và cho phép họ sửa sai. Đặt con người lên hàng đầu. Cư xử chân thành với các nhóm viên.
10. Nhắc nhở thường xuyên và kiểm tra sự thực hiện
Sự minh bạch, rõ ràng trong việc truyền đạt thông tin cho cả nhóm là điều kiện rất quan trọng để thành công. Một dự án thường gặp nhiều thay đổi so với kế hoạch trong quá trình triển khai, mỗi thành viên cần nắm bắt kịp thời những điều chỉnh, tránh sự nhận thức mơ hồ. Tập thể nhóm cần được thông tin về bất kỳ một sự thay đổi nào, từ đó có thể tránh những va chạm làm ảnh hưởng đến công việc và nhiệm vụ của họ. Cần chắc chắn rằng các thành viên có sự nhận thức đầy đủ như nhau về những gì cần hoàn thành và mọi người luôn gắn kết với nhau. Bên cạnh đó, nhà quản trị luôn phải cập nhật những thông tin phản hồi. Có như vậy, hoạt động của nhóm mới thực sự mang lại hiệu quả tối ưu.
11. Có người trưởng nhóm thích hợp
Đó cần là người có tầm nhìn và có đầy đủ các kỹ năng như: lên kế hoạch, tổ chức bộ máy, tạo động lực cho các thành viên, có khả năng kiểm soát… Đặc biệt người lãnh đạo tốt phải có kỹ năng giao tiếp chuẩn mực, kỹ năng đàm phán thật tốt vì họ luôn phải xuất hiện tại các “điểm nóng” về nhân sự. Điều quan trọng mà người lãnh đạo cần lưu ý là họ phải luôn đạt được thành quả như những gì họ hứa hẹn, bất cứ thất bại nào cũng sẽ làm uy tín của nhà lãnh đạo sút giảm rất nhiều.
12. Tổ chức các buổi họp hiệu quả
Hầu hết những cuộc họp trong các doanh nghiệp thường không kiểm soát được về công việc cụ thể và vấn đề thời gian. Thậm chí những mâu thuẫn cá nhân thường bắt nguồn từ những cuộc họp kiểu này. Vì vậy, ngay từ đầu hãy chuẩn bị một quy trình họp hợp lý theo các bước sau: lên kế hoạch, chuẩn bị nội dung, cách ra quyết định, quy trình và nguyên tắc làm việc, trao đổi thông tin, đề nghị, tổng kết các quyết định, lập kế hoạch triển khai và lên danh sách theo dõi.
