Làm việc hiệu quả mà không cần quá nhiều công sức ? Điều đó hoàn toàn có thể. Bằng cách ứng dụng kể cả chỉ là một trong số những ý tưởng sau, bạn có thể tiết kiệm 1 giờ mỗi ngày. Học cách đừng để thời gian trôi qua vô ích…bạn có thể giành lấy nó !
Nguyên tắc 1: Quản lý không gian làm việc
Sắp xếp bàn làm việc của bạn mỗi buổi chiều trước khi bạn rời đi
Không có điều gì gây cho bạn cảm giác ngộp nhiều hơn một bàn làm việc lộn xộn. Từ khóa là: hãy sắp xếp ! Xếp loại tất cả hồ sơ vào các ngăn tủ, tổ chức lại văn phòng làm việc và đừng quên thu dọn cả trong máy tính của bạn.
Hãy bắt đầu bằng việc dẹp bỏ tất cả những gì bạn không thường sử dụng. Và chọn một cách sắp xếp đơn giản: những tài liệu bạn cần tham khảo thường xuyên cần để trong tầm với. Ngược lại, hãy để xa những tài liệu mà những hai tháng bạn mới mở chúng một lần. Để tất cả mọi thứ trở lại vị trí cũ sau khi bạn đã dùng xong. Cuối cùng, hãy luôn nhớ rằng đồng nghiệp của bạn cũng làm tương tự như thế.
Nguyên tắc 2 : Lên kế hoạch cho một ngày của bạn
Hãy lên kế hoạch hằng ngày bằng cách bắt đầu từ những nhiệm vụ cần được ưu tiên.
Giải quyết những việc cần làm trong 1 giờ chỉ bằng 15 phút là chuyện dễ dàng hơn bạn tưởng. Để phân chia hợp lý thời gian làm việc trong một ngày, lên kế hoạch là một điều tất yếu : một danh sách gồm những điều phải làm cần được thiết lập, thường gọi là « to do list ».
Bạn cũng nên tránh mất thời gian cho những công việc chưa cần làm gấp và giữ sự tập trung vào những việc quan trọng nhất. Danh sách của bạn cũng phải nêu lên những công việc khẩn cấp.
Bạn cũng có chọn cách chỉnh sửa lại danh sách qua việc sắp xếp lại các mục ưu tiên cần làm vào hôm trước, như thế vào hôm sau bạn tiết kiệm thời gian hơn khi bắt đầu từ những công việc quan trọng hoặc khẩn cấp nhất.
Nguyên tắc 3 : Thỏa thuận với thời gian nghỉ giải lao
Đôi khi hãy dừng lại
Một cách nghịch lý, cần biết cách đánh mất thời gian để giành lại nó.
Để có một năng suất tốt nhất và một sự cân bằng tinh thần tốt hơn, 10 phút giảo lao là rất cần thiết giữa hai khoảng thời gian làm việc căng thẳng.
Hãy làm việc theo gói 90 phút. Đừng ngần ngại dùng một tách cà phê, tán gẫu với đồng nghiệp cũng như đi vài bước dọc theo văn phòng của bạn nhằm giúp bạn lấy lại sức. Tóm lại hãy tìm cách xoa dịu tinh thần của bạn.
Nguyên tắc 4 : Huy động sự tập trung
Cường độ tập trung và mức hiệu quả không phải lúc nào cũng giống nhau trong cả ngày. Hãy lắng nghe nhịp độ sinh học của bạn.
Cố gắng xác định thời điểm trong ngày mà bạn cảm thấy thể chất và sự tập trung là tốt nhất, hãy sử dụng nó vào những nhiệm vụ có yêu cầu cao. Nhiều người sẽ làm việc rất hiệu quả vào buổi sáng, một số khác là vào buổi trưa, còn một số khác nữa thì đạt mức tập trung cao độ nhất vào cuối ngày và họ có thể tận dụng sự yên lặng để xúc tiến những hồ sơ khó xử lý. Biết cách tính toán để xây dựng thời gian biểu của bạn.
Thông thường, những thời điểm tốt nhất để huy động được sự tập trung là buổi sáng lúc 10h đến 12h và chiều từ 16h đến 18h. Hãy lấp đầy những khoảng thời gian đó bằng những nhiệm vụ cần thiết nhất hay khó xử lý nhất, điều này sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.
Nguyên tắc 5 : Đừng bao giờ tìm cách làm tất cả một mình
Hãy học cách giao công việc
Thường xuyên thiếu thời gian là hệ quả của việc thiếu khả năng phân chia công việc. Nếu như bạn nói đồng ý giúp đỡ 2 hay 3 lần, bạn sẽ nhanh chóng trở thành tâm điểm của những lời đề nghị giúp đỡ. Một số người tôn thờ tư tưởng « đằng nào thì tôi cũng hoàn thành hết mọi việc », thế nên hoạch định thời gian với họ là không cần thiết vì họ có thể sẽ phá vỡ kế hoạch. Nhưng sự khác biệt nhỏ về chất lượng mà bạn (có thể) sẽ bị mất sẽ không thể bù lại bằng việc tiết kiệm thời gian bạn đạt được nhờ chia sẻ công việc với đồng nghiệp ?
Bắt đầu bằng việc chia sẻ những công việc thường nhật, sau đó nâng lên bằng những việc khó hơn. Hãy giải thích trước với đồng nghiệp những gì bạn trông đợi và đưa ra phương pháp giải quyết chi tiết. Nếu như mọi thứ được đưa vào khuôn phép ngay từ đầu, người được bạn ủy thác có thể giúp bạn tiết kiệm một khoảng thời gian quý báu.
Nguyên tắc 6: Kiểm tra mail 3 hoặc 5 lần một ngày
Học cách làm việc với những tin nhắn điện tử đóng
Kiểm tra mail liên tục mỗi 5 phút là một hành động phí thời gian. Việc kiểm tra mail có thể là chính đáng trong trường hợp khẩn cấp cần giải quyết ngay nhưng không nên xem nó như một cách thức làm việc.
Giải pháp là: Bạn hãy xác định một thời điểm trong ngày dành cho các email. Bạn mở và xử lý chúng trong một khoảng thời gian định sẵn, và không xử lý từng cái một ngay khi vừa nhận chúng. Bạn có thể ví dụ như mở tin nhắn vào buổi sáng khi vừa đến văn phòng, trước khi ăn trưa hay trước buổi tối. Những thời gian còn lại, chúng nên được đóng lại.
Vì thế, thay vì bị thúc đẩy việc phải trả lời mail bạn sẽ trở nên chủ động hơn, điều đó cho phép bạn giữ đúng lịch trình làm việc. Hãy nghĩ đến việc dùng ứng dụng phương pháp lọc chống thư rác: nó sẽ tiết kiệm nhiều thời gian lọc email thường ngày của bạn.
Nguyên tắc 7 : Dự đoán trước những điều bất ngờ
Cú điện thoại bất chợt, cuộc họp vào phút cuối, sự chậm trễ của một dự án : dù cho đó là một kế hoạch tổ chức cụ thể, nhưng bạn có thể bị mất cảnh giác. Vì bản thân mỗi người không thể tiên đoán trước mọi thứ cho nên điều tốt nhất mà bạn cần làm đó là lên kế hoạch cho một quỹ thời gian giữ sự trì hoãn nho nhỏ ở mức độ cho phép, đúng hơn là, để phản ứng lại với những điều bất ngờ. Hãy gia hạn thêm từ 20% đến 30% thời gian cho khoản trì hoãn an toàn tùy theo giờ hạn của mỗi công việc.
Để công việc đạt năng suất cao, bạn cần phải thiết lập những nguyên tắc làm việc và nguyên tắc quản lý thời gian. Những nguyên tắc này có thể được thay đổi linh hoạt tùy theo tính chất công việc và phương thức làm việc của bạn, vì vậy hãy cẩn trọng xem xét để tìm ra những nguyên tắc phù hợp với bạn nhất.
Bài viết tham khảo: Những lý do khiến bạn cứ mãi tầm thường và kém cỏi
